La réponse courte. La liste des pièces que vous pouvez demander à un candidat locataire est fixée de manière limitative par le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015 : une pièce d'identité, un justificatif de domicile, des justificatifs d'activité et de ressources, rien d'autre. Exiger un document hors liste (RIB, dossier médical, extrait de casier judiciaire) vous expose à une amende administrative de 3 000 euros. Refuser un candidat pour un motif discriminatoire relève du code pénal, avec jusqu'à trois ans de prison et 45 000 euros d'amende.
Vous venez de publier votre annonce et les dossiers s'empilent. La tentation est grande de demander toujours plus de documents pour vous rassurer, ou d'écarter des profils sur des critères qui vous semblent de bon sens. Le droit encadre pourtant très précisément ces deux réflexes, et les sanctions n'ont rien de théorique. Voici comment sélectionner un locataire solide en restant dans les clous.
La liste des pièces autorisées : le décret de 2015 fait la loi
Depuis la loi ALUR, un bailleur ne peut plus demander ce qu'il veut. Le décret n° 2015-1437 fixe une liste limitative, valable pour la location vide comme pour la location meublée. Vous pouvez exiger du candidat :
- une pièce d'identité en cours de validité, avec photographie : carte d'identité française ou étrangère, passeport, permis de conduire ;
- un seul justificatif de domicile : les trois dernières quittances de loyer, ou une attestation du précédent bailleur indiquant que le locataire est à jour, ou une attestation d'hébergement, ou le dernier avis de taxe foncière s'il était propriétaire ;
- un ou plusieurs justificatifs d'activité : contrat de travail ou attestation de l'employeur, carte professionnelle pour une profession libérale, extrait K bis pour un indépendant, carte d'étudiant ;
- un ou plusieurs justificatifs de ressources : dernier ou avant-dernier avis d'imposition, trois derniers bulletins de salaire, deux derniers bilans pour un indépendant, justificatifs de prestations sociales, avis d'attribution de bourse pour un étudiant, ou simulation d'aide au logement.
La même logique s'applique à la caution, personne physique ou morale, avec une liste très proche. Pour une personne morale, vous pouvez demander un extrait K bis de moins de trois mois et la pièce d'identité du représentant légal.
Les documents interdits, et l'amende qui va avec
Tout ce qui ne figure pas dans la liste est interdit. Inutile de chercher une liste noire séparée : le principe est celui de la liste fermée. Sont donc notamment proscrits, parce qu'absents du décret :
- le RIB et les relevés de compte bancaire ;
- l'attestation de bonne tenue de compte ou d'absence de crédit en cours ;
- tout document médical (dossier, carte Vitale, attestation de santé) ;
- l'extrait de casier judiciaire ;
- le contrat de mariage ou le jugement de divorce complet ;
- une photographie d'identité autre que celle de la pièce d'identité ;
- un chèque de réservation ou une somme d'argent avant la signature du bail, pratique expressément interdite.
Le bailleur qui exige une pièce hors liste encourt une amende administrative de 3 000 euros s'il est un particulier, portée à 15 000 euros pour une personne morale. L'amende est prononcée par le préfet, sans passer par un tribunal, ce qui la rend d'autant plus facile à appliquer.
Les discriminations interdites et leurs sanctions
Le second garde-fou est pénal. L'article 225-1 du code pénal dresse la liste des critères de discrimination prohibés : origine, sexe, situation de famille, grossesse, apparence physique, particulière vulnérabilité économique, patronyme, lieu de résidence, état de santé, handicap, perte d'autonomie, caractéristiques génétiques, mœurs, orientation sexuelle, identité de genre, âge, opinions politiques, activités syndicales, capacité à s'exprimer dans une langue étrangère, appartenance réelle ou supposée à une ethnie, une nation, une prétendue race ou une religion.
Refuser de louer sur l'un de ces fondements constitue un délit. L'article 225-2 punit le refus de fournir un bien ou un service de trois ans d'emprisonnement et de 45 000 euros d'amende. Sur le terrain, cela signifie qu'écarter un dossier parce que le candidat est étranger, âgé, enceinte ou au RSA vous expose à des poursuites, y compris sur la base d'un simple test de discrimination. La bonne pratique consiste à fonder chaque refus sur des éléments objectifs de solvabilité, et à conserver une trace de votre analyse comparative des dossiers.
Évaluer la solvabilité sans sortir du cadre
La liste du décret suffit largement à mesurer le risque. L'usage du marché retient un taux d'effort d'environ 33 % : le loyer charges comprises ne devrait pas dépasser un tiers des revenus nets du candidat. Ce seuil n'a rien de légal, c'est une convention de gestion, mais il structure l'analyse de la plupart des bailleurs et des assureurs en garantie loyers impayés.
Trois compléments renforcent utilement un dossier moyen :
- une caution personne physique (souvent les parents pour un étudiant), avec les justificatifs autorisés par le même décret ;
- la garantie Visale d'Action logement, gratuite, qui couvre les impayés pour de nombreux profils de moins de 31 ans et de salariés en mobilité ;
- une assurance loyers impayés souscrite par vos soins, sachant qu'elle ne se cumule pas avec une caution classique, sauf pour les étudiants et apprentis. Le sujet est détaillé dans notre article sur les assurances du bailleur en meublé.
Vérifiez la cohérence interne du dossier plutôt que d'accumuler les pièces : un avis d'imposition qui ne correspond pas aux bulletins de salaire, un employeur introuvable ou des quittances au format bancal doivent vous alerter. En cas de doute sur un document, l'administration fiscale propose un service de vérification des avis d'imposition en ligne.
Une méthode de sélection propre, étape par étape
Une sélection rigoureuse et défendable tient en cinq temps :
- Annoncez la couleur dès l'annonce : loyer, charges, dépôt de garantie, pièces attendues. Vous filtrez naturellement les candidatures incomplètes.
- Demandez un dossier complet avant la visite, limité aux pièces du décret. Vous gagnez du temps et vous traitez tous les candidats de la même façon.
- Analysez sur des critères objectifs : taux d'effort, stabilité des revenus, cohérence des pièces, qualité de la caution. Notez chaque dossier sur la même grille.
- Répondez à tout le monde, y compris aux refusés, sans motiver par un critère personnel. Une réponse sobre suffit.
- Verrouillez l'entrée dans les lieux : bail meublé conforme, dépôt de garantie de deux mois maximum hors charges, état des lieux détaillé.
Les clients de Comptalocatif centralisent cette gestion dans l'espace de gestion locative inclus dans l'accompagnement à 600 euros par an : dossiers, baux, quittances et suivi des loyers au même endroit, ce qui simplifie aussi la partie comptable en cas d'impayé.
DossierFacile, le réflexe qui simplifie tout
L'État édite un service gratuit, DossierFacile, qui permet au candidat de constituer un dossier numérique vérifié par des opérateurs agréés, filigrané contre la fraude et conforme au décret de 2015. Pour le bailleur, l'intérêt est double : vous recevez un lien vers un dossier déjà contrôlé, et vous limitez le risque de faux documents, qui reste la principale fragilité des dossiers papier. Suggérer DossierFacile dans votre annonce envoie aussi un signal de sérieux aux bons candidats.
Vos questions, nos réponses
Puis-je demander un RIB ou des relevés bancaires à un candidat locataire ? +
Non. Ces documents ne figurent pas dans la liste limitative du décret n° 2015-1437, leur exigence est donc interdite et passible d'une amende administrative de 3 000 euros (15 000 euros pour une personne morale). Le RIB ne devient utile qu'après la signature du bail, par exemple pour un prélèvement.
Quelle est la règle des 33 % de taux d'effort ? +
C'est un usage du marché, pas une obligation légale : le loyer charges comprises ne devrait pas dépasser environ un tiers des revenus nets du candidat. Les assureurs en garantie loyers impayés appliquent des seuils proches, souvent entre 33 et 37 %.
Puis-je refuser un candidat sans emploi stable ? +
Oui, si le refus repose sur une analyse objective de solvabilité (revenus insuffisants, absence de garantie). La situation professionnelle n'est pas un critère discriminatoire en soi. En revanche, refuser en raison de l'origine, de l'âge, de l'état de santé ou de la situation de famille est un délit puni de trois ans de prison et 45 000 euros d'amende.
Puis-je exiger une caution et une assurance loyers impayés en même temps ? +
Non, le cumul est interdit, sauf si le locataire est étudiant ou apprenti. Vous devez choisir entre une caution (personne physique ou Visale) et une assurance loyers impayés.
Que vaut un dossier DossierFacile par rapport à un dossier papier ? +
Un dossier DossierFacile a été vérifié par un opérateur de l'État et filigrané contre la réutilisation frauduleuse. Il offre une meilleure garantie d'authenticité qu'un dossier papier, tout en respectant par construction la liste des pièces autorisées.
Combien de temps puis-je conserver les dossiers des candidats refusés ? +
Le dossier d'un candidat non retenu n'a pas vocation à être conservé au-delà du temps de la sélection. La CNIL recommande de le supprimer une fois le logement attribué, sauf accord du candidat pour être recontacté.
- Futur locataire d'un logement privé : justificatifs à donner au propriétaire, service-public.gouv.fr
- Décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015 fixant la liste des pièces justificatives, legifrance.gouv.fr
- Code pénal, articles 225-1 et 225-2 (discriminations), legifrance.gouv.fr
- DossierFacile, le dossier de location numérique de l'État, dossierfacile.logement.gouv.fr