La réponse courte. En meublé, deux documents encadrent l'entrée et la sortie du locataire : l'état des lieux, établi contradictoirement à la remise et à la restitution des clés, et l'inventaire avec état détaillé du mobilier, signé par les deux parties et annexé au bail. Leur comparaison, corrigée de la vétusté, détermine ce que vous pouvez retenir sur le dépôt de garantie. Sans état des lieux d'entrée, le locataire est présumé avoir reçu le logement en bon état, mais vous perdez toute preuve fine sur le mobilier.
Un état des lieux bâclé coûte cher au moment de la sortie : un canapé taché que rien ne décrit, une plaque de cuisson absente de l'inventaire, des photos sans date. Le juge tranche alors sur les documents, et les documents vous manquent. Voici la méthode que nous conseillons à nos clients bailleurs pour verrouiller l'entrée comme la sortie.
Ce que la loi impose en meublé
L'état des lieux est obligatoire pour toute location, meublée comme vide, en application de l'article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989. Il s'établit contradictoirement, c'est-à-dire en présence du locataire et du bailleur ou de son mandataire, à deux moments : lors de la remise des clés à l'entrée, et lors de leur restitution à la sortie. Le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 en fixe le contenu minimal et la forme.
Le meublé ajoute une seconde obligation : un inventaire et un état détaillé du mobilier doivent être établis aux mêmes moments, signés par le bailleur et le locataire, et annexés au bail meublé. Ce document liste chaque meuble et équipement avec son état, en commençant par la liste du mobilier obligatoire : literie avec couette ou couverture, plaques de cuisson, four ou micro-ondes, réfrigérateur, vaisselle, ustensiles, table, sièges, rangements, luminaires, matériel d'entretien.
Si l'une des parties refuse d'établir l'état des lieux, l'autre peut faire appel à un commissaire de justice, les frais étant alors partagés par moitié. À l'amiable, l'exercice est gratuit ; si vous mandatez un professionnel de l'immobilier pour l'état des lieux d'entrée, la part facturable au locataire est plafonnée à 3,03 euros par mètre carré de surface habitable, sans pouvoir dépasser la moitié des honoraires.
La méthode pièce par pièce
Le décret impose un socle : type d'état des lieux (entrée ou sortie), date, adresse du logement, identité des parties et de leurs mandataires éventuels, relevés des compteurs individuels d'eau et d'énergie, détail des clés et accès, puis, pour chaque pièce, une description précise de l'état des revêtements des sols, des murs et des plafonds, des équipements et des éléments du logement. Les deux parties signent.
En pratique, avancez pièce par pièce, toujours dans le même ordre, et pour chaque pièce dans le même sens : sols, murs, plafonds, menuiseries, électricité, puis équipements et mobilier. Bannissez les mentions vagues du type « bon état général », qui ne prouvent rien. Préférez des descriptions datées et situées : « parquet rayé sur 20 cm devant la fenêtre », « mur sud, trace de frottement à hauteur de chaise ». Sur le mobilier, comptez et décrivez : « 4 chaises bois, assises intactes », « matelas 140x190, housse neuve, sans tache ». Testez ce qui se teste, plaques, four, réfrigérateur, chasse d'eau, volets, et notez le résultat. Comptez une heure environ pour un studio : le temps passé à l'entrée est celui que vous ne perdrez pas en litige à la sortie.
Photos datées, format du document, corrections après coup
L'état des lieux peut être établi sur papier ou sous forme électronique, et un exemplaire doit être remis à chaque partie. Les documents d'entrée et de sortie doivent permettre la comparaison : utilisez la même trame pour les deux, c'est une exigence du décret et un confort pour tout le monde.
Les photos ne sont pas imposées par les textes, mais elles font la différence devant une commission de conciliation ou un juge. Photographiez chaque pièce en plan large puis chaque défaut en gros plan, ainsi que chaque meuble significatif. Datez-les et référencez-les dans le document (« photo 12 : plan de travail, rayure »), puis annexez-les ou partagez-les par un canal qui horodate l'envoi. Nos clients conservent baux, états des lieux et photos dans l'espace de gestion locative inclus dans l'accompagnement Comptalocatif (600 euros par an), ce qui évite de chercher un fichier trois ans plus tard au moment d'une sortie contestée.
Après l'entrée, le locataire dispose encore de deux fenêtres pour compléter le document : 10 jours calendaires pour signaler un défaut oublié, et le premier mois de la période de chauffe pour tout ce qui concerne le chauffage. Traitez ces demandes par écrit et annexez les compléments acceptés.
La vétusté : l'usure normale ne se facture pas
Toute la discussion de sortie tourne autour d'une distinction : dégradation ou vétusté. Le décret de 2016 définit la vétusté comme l'état d'usure ou de détérioration résultant du temps ou de l'usage normal des matériaux et éléments d'équipement dont est constitué le logement. Une peinture ternie après cinq ans d'occupation relève de la vétusté et reste à votre charge ; un trou dans une porte relève de la dégradation et peut être facturé au locataire.
Pour objectiver la frontière, les parties peuvent convenir dès le bail d'appliquer une grille de vétusté choisie parmi celles des accords collectifs de location. Ces grilles fixent une durée de vie théorique par élément et des coefficients d'abattement annuels : un locataire qui abîme une moquette de huit ans ne vous doit pas une moquette neuve, mais sa valeur résiduelle après abattement. Annexer une grille au bail désamorce la plupart des discussions de sortie, nous le recommandons systématiquement en meublé.
Ce qui se joue à la sortie : le dépôt de garantie
L'état des lieux de sortie commande le sort du dépôt de garantie. S'il est conforme à celui d'entrée, vous devez restituer le dépôt dans un délai d'un mois à compter de la remise des clés. S'il révèle des dégradations ou des manquants, le délai passe à deux mois et vous pouvez retenir les sommes justifiées : loyers ou charges impayés, réparations locatives, remplacement d'un meuble disparu, toujours justificatifs à l'appui, devis ou factures. En copropriété, une provision de 20 % du dépôt peut être conservée jusqu'à l'arrêté annuel des comptes.
Tout retard vous expose à une majoration de 10 % du loyer mensuel hors charges par mois de retard commencé. La rigueur documentaire joue donc dans les deux sens : elle fonde vos retenues, et elle vous impose de restituer vite ce qui doit l'être.
Les litiges courants, et comment les éviter
Trois scénarios reviennent sans cesse. Le premier est l'état des lieux d'entrée manquant : l'article 1731 du code civil présume alors que le locataire a reçu le logement en bon état de réparations locatives, mais cette présomption abstraite ne décrit ni votre mobilier ni vos équipements, et elle tombe devant la preuve contraire. Le deuxième est le document trop vague, qui empêche toute comparaison utile entre l'entrée et la sortie. Le troisième est la retenue non justifiée sur le dépôt, régulièrement sanctionnée par les juges.
En cas de désaccord persistant, la commission départementale de conciliation peut être saisie gratuitement avant tout procès. Dans la quasi-totalité des cas, un dossier bien tenu (état des lieux précis, inventaire complet, photos datées, grille de vétusté annexée) éteint le litige avant même la conciliation.
Vos questions, nos réponses
L'inventaire du mobilier est-il vraiment obligatoire en meublé ? +
Oui. Un inventaire et un état détaillé du mobilier doivent être établis à la remise des clés et à leur restitution, signés par les deux parties et annexés au bail. Sans lui, vous ne pouvez pratiquement rien prouver sur les meubles au moment de la sortie.
Qui paie l'état des lieux ? +
Établi directement entre bailleur et locataire, il est gratuit. Réalisé par un professionnel mandaté par le bailleur, la part du locataire est plafonnée à 3,03 euros par mètre carré et ne peut dépasser la moitié des honoraires. Établi par commissaire de justice après refus d'une partie, les frais se partagent par moitié.
Le locataire peut-il contester l'état des lieux après signature ? +
Il peut demander à le compléter pendant 10 jours calendaires après l'entrée, et pendant le premier mois de la période de chauffe pour les éléments de chauffage. Passé ces délais, le document signé fait foi entre les parties.
Que se passe-t-il si aucun état des lieux d'entrée n'a été fait ? +
L'article 1731 du code civil présume que le locataire a reçu le logement en bon état de réparations locatives et doit le rendre tel, sauf preuve contraire. Cette présomption ne remplace ni la description des lieux ni l'inventaire du mobilier, elle constitue un filet de sécurité très insuffisant pour un meublé.
Puis-je retenir le prix d'un meuble abîmé sur le dépôt de garantie ? +
Oui, à trois conditions : le meuble figure à l'inventaire d'entrée avec son état, la dégradation dépasse l'usure normale, et la retenue s'appuie sur un justificatif (devis ou facture), après application d'un abattement de vétusté le cas échéant.
Sous quel délai dois-je restituer le dépôt de garantie ? +
Un mois après la remise des clés si l'état des lieux de sortie est conforme à celui d'entrée, deux mois sinon. Chaque mois de retard commencé ajoute une majoration de 10 % du loyer mensuel hors charges au profit du locataire.
- État des lieux d'entrée, service-public.gouv.fr
- Décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 relatif à l'état des lieux et à la vétusté, Légifrance
- Rédaction du bail d'habitation : logement meublé, service-public.gouv.fr
- Dépôt de garantie dans un contrat de location, service-public.gouv.fr
- Article 1731 du code civil, Légifrance