La réponse courte. Avant de remettre les clés, vous devez avoir un bail signé conforme au contrat type avec toutes ses annexes, un inventaire du mobilier, l'attestation d'assurance du locataire, qui est obligatoire en meublé à usage de résidence principale, et un dépôt de garantie de 2 mois de loyer maximum. Le jour J, l'état des lieux d'entrée et les relevés de compteurs conditionnent tout ce qui se passera à la sortie.
L'entrée d'un locataire est le moment où se fabriquent, sans qu'on le voie, tous les litiges de sortie. Un inventaire bâclé, une attestation d'assurance jamais réclamée ou un état des lieux expédié en dix minutes ne coûtent rien le jour de la remise des clés, puis coûtent cher deux ans plus tard, quand il faut prouver l'état initial du logement ou récupérer un canapé taché.
La bonne nouvelle, c'est que tout tient dans une check-list. La voici, dans l'ordre chronologique, pour un meublé loué en résidence principale.
Avant la remise des clés : le dossier complet
Tout doit être signé et réuni avant que le locataire n'ait les clés en main, sans exception.
Le bail et ses annexes. Depuis la loi Alur, le bail meublé de résidence principale doit respecter le contrat type fixé par le décret n° 2015-587 du 29 mai 2015. Notre article sur le bail meublé détaille les clauses, mais retenez la liste des pièces à annexer :
- le dossier de diagnostic technique : DPE, état des risques, constat de risque d'exposition au plomb pour les logements d'avant 1949, état des installations d'électricité et de gaz de plus de 15 ans ;
- la notice d'information rappelant les droits et obligations de chacun ;
- l'état des lieux d'entrée et l'inventaire du mobilier, établis au plus tard à la remise des clés ;
- la grille de vétusté si vous choisissez d'en convenir une, ce qui simplifiera les retenues à la sortie ;
- en copropriété, les extraits du règlement concernant la destination de l'immeuble et les parties communes.
Le mobilier au complet. Le décret n° 2015-981 du 31 juillet 2015 fixe la liste minimale de 11 catégories d'équipements sans lesquels le logement n'est juridiquement pas un meublé : literie avec couette ou couverture, dispositif d'occultation dans les chambres, plaques de cuisson, four ou micro-ondes, réfrigérateur avec compartiment congélation, vaisselle et ustensiles, table et sièges, rangements, luminaires, matériel d'entretien. Le détail poste par poste figure dans notre article sur les meubles obligatoires en location meublée. Un manque expose à une requalification du bail en location vide, avec un préavis locataire de 3 mois et une durée de bail de 3 ans à la clé.
Le dépôt de garantie. En meublé, il est plafonné à 2 mois de loyer hors charges et vous pouvez l'encaisser dès la signature, les règles complètes étant détaillées dans notre article sur le dépôt de garantie en meublé. Seule exception, le bail mobilité, pour lequel tout dépôt est interdit.
L'attestation d'assurance du locataire. Le point est traité juste en dessous, car il mérite sa propre section.
L'assurance du locataire, un point non négociable
En meublé comme en vide, le locataire d'une résidence principale doit s'assurer contre les risques locatifs, c'est-à-dire les dommages causés au logement par un incendie, une explosion ou un dégât des eaux. L'obligation résulte de la loi du 6 juillet 1989, dont l'article 25-3 rend applicable au meublé l'article 7 qui la pose, et service-public.gouv.fr confirme qu'elle vaut pour les baux meublés, bail mobilité compris.
Vos réflexes de bailleur, dans l'ordre :
- Exiger l'attestation à la remise des clés. C'est le moment prévu par la loi, et le seul où vous avez un levier simple : pas d'attestation, pas de clés.
- La redemander chaque année. Le bailleur peut demander une nouvelle attestation annuellement, et un rappel calendaire suffit à ne jamais l'oublier.
- Connaître vos recours si le locataire n'est plus assuré. Vous pouvez soit invoquer la clause résolutoire du bail après un commandement resté sans effet un mois, soit souscrire une assurance pour le compte du locataire après mise en demeure, en récupérant la prime sur les loyers avec une majoration plafonnée à 10 %, ce second choix vous privant de la résiliation pour ce motif.
Notez que cette assurance couvre le logement, pas vos intérêts propres : votre assurance de propriétaire non-occupant et le mobilier que vous mettez à disposition relèvent d'une autre logique, détaillée dans notre article sur les assurances du bailleur.
Le jour J : la remise des clés dans les règles
Le rendez-vous de remise des clés concentre trois opérations à ne pas dissocier :
- L'état des lieux d'entrée, contradictoire et signé des deux parties, pièce par pièce, avec photos datées. Notre guide de l'état des lieux en meublé fournit la méthode complète, mais le principe tient en une phrase : tout ce qui n'y figure pas sera réputé conforme, dans un sens comme dans l'autre.
- L'inventaire du mobilier, signé lui aussi, avec l'état de chaque élément et non une simple liste. « Canapé 3 places, accoudoir gauche élimé » protège les deux parties, « canapé » ne protège personne.
- Les relevés de compteurs d'électricité, de gaz et d'eau, notés sur l'état des lieux. Ils fixent le point de départ des consommations du locataire et vous éviteront d'arbitrer une facture contestée.
Profitez du rendez-vous pour remettre une notice d'utilisation des équipements : mode d'emploi de la chaudière, entretien de la VMC, consignes pour le lave-linge, contacts utiles. Dix minutes d'explications évitent des appels le dimanche soir et des pannes par mauvaise utilisation, que vous auriez du mal à imputer sans preuve.
C'est aussi le moment de rappeler au locataire de mettre les contrats d'énergie à son nom dès le jour de l'entrée. La souscription lui revient, mais un mot de votre part évite le classique compteur resté à votre nom pendant trois mois.
Après l'entrée : les automatismes à installer
Une fois le locataire installé, trois sujets restent à traiter :
- La CAF le cas échéant. La demande d'aide au logement appartient au locataire, mais vous serez sollicité pour attester du bail et du loyer. Répondez vite, l'aide peut vous être versée directement si vous le souhaitez, ce qui sécurise une partie du loyer.
- Les quittances. La quittance est gratuite et due dès que le locataire la demande, et beaucoup en ont besoin tous les mois pour un employeur ou la CAF. Notre générateur de quittance de loyer vous en produit une en trente secondes, et l'article sur la quittance de loyer précise ce qu'elle doit contenir.
- Le suivi des encaissements et des régularisations. Provisions de charges à régulariser chaque année, révision annuelle du loyer si le bail la prévoit, échéances d'assurance : tout cela se pilote très bien avec des rappels. La plateforme Comptalocatif, incluse dans l'accompagnement comptable du cabinet à 600 euros par an, centralise baux, quittances et justificatifs, ce qui évite le dossier papier qui se disperse au fil des années.
Les erreurs qui coûtent cher
Cinq oublis reviennent sans cesse dans les litiges, et tous se neutralisent le jour de l'entrée :
- L'état des lieux expédié ou absent. Sans état des lieux d'entrée détaillé, vous ne prouverez rien à la sortie et le dépôt de garantie devra être restitué en quasi-totalité.
- L'inventaire sans mention d'état. Une liste de meubles sans description de leur état ne permet aucune retenue pour dégradation du mobilier.
- L'attestation d'assurance jamais réclamée. En cas de sinistre avec un locataire non assuré, la situation devient inextricable et votre propre assureur peut vous le reprocher.
- Le mobilier incomplet au regard de la liste légale. Le risque de requalification en bail vide est réel et documenté en jurisprudence.
- Le dépôt de garantie surdimensionné. Trois mois demandés au lieu des 2 maximum, et la clause est irrégulière, avec restitution du trop-perçu à la clé.
Vos questions, nos réponses
L'assurance habitation est-elle obligatoire pour un locataire en meublé ? +
Oui, pour un meublé loué en résidence principale, le locataire doit s'assurer contre les risques locatifs et remettre une attestation à la remise des clés, puis chaque année si le bailleur la demande. La règle vaut aussi pour le bail mobilité.
Que faire si mon locataire ne fournit plus d'attestation d'assurance ? +
Après mise en demeure restée sans réponse, vous pouvez soit jouer la clause résolutoire du bail via un commandement d'un mois, soit souscrire une assurance pour son compte et lui refacturer la prime majorée d'au maximum 10 %, ce qui vous prive alors de la résiliation pour ce motif.
Quels documents dois-je annexer au bail meublé ? +
Le dossier de diagnostic technique (DPE, état des risques, plomb avant 1949, électricité et gaz de plus de 15 ans), la notice d'information, l'état des lieux, l'inventaire du mobilier, la grille de vétusté si convenue et, en copropriété, les extraits du règlement.
Puis-je encaisser le dépôt de garantie avant l'entrée ? +
Oui, dès la signature du bail, dans la limite de 2 mois de loyer hors charges en meublé. Le bail mobilité fait exception : aucun dépôt de garantie ne peut y être exigé.
L'inventaire du mobilier est-il obligatoire ? +
Oui, il doit être établi et annexé au bail, au plus tard lors de la remise des clés, comme l'état des lieux. Il doit décrire l'état de chaque élément, faute de quoi il ne vous protégera pas à la sortie.
Qui doit souscrire les contrats d'électricité et de gaz ? +
Le locataire, à son nom, dès son entrée dans les lieux. Votre rôle se limite à relever les compteurs le jour de la remise des clés et à les consigner sur l'état des lieux.
- Rédaction du bail d'habitation, logement meublé, service-public.gouv.fr
- Assurance habitation du locataire, service-public.gouv.fr
- Décret n° 2015-981 du 31 juillet 2015 fixant la liste des éléments de mobilier d'un logement meublé, legifrance.gouv.fr
- Dépôt de garantie dans une location, service-public.gouv.fr