La réponse courte. À la sortie d'un locataire, seules les dégradations qui dépassent l'usure normale peuvent être retenues sur le dépôt de garantie, justificatifs à l'appui, dans un délai de restitution de 1 ou 2 mois. La vétusté reste à votre charge, mais les travaux d'entretien réalisés entre deux baux sont déductibles au régime réel, et un rafraîchissement bien ciblé réduit la vacance tout en soutenant le loyer.
La période entre deux locataires est le seul moment où vous récupérez les clés de votre meublé. Tout s'y joue en quelques jours : l'état des lieux de sortie, l'arbitrage entre ce qui s'impute au locataire sortant et ce qui vous incombe, les travaux à caser avant la prochaine visite, et la restitution du dépôt de garantie dans les délais légaux.
Bien organisée, cette fenêtre dure une à deux semaines et améliore le bien à chaque rotation. Mal gérée, elle produit un litige sur le dépôt, un mois de vacance supplémentaire et des travaux fiscalement mal exploités. Voici la méthode complète.
Vétusté ou dégradation : la distinction qui commande tout
Tout le partage des coûts repose sur une notion définie par le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 : la vétusté est l'état d'usure ou de détérioration résultant du temps ou de l'usage normal des matériaux et équipements du logement. Elle reste à la charge du bailleur. Les dégradations, elles, résultent d'un usage anormal ou d'un défaut d'entretien du locataire et peuvent lui être imputées.
Quelques repères issus de la pratique des commissions de conciliation :
- Vétusté, donc à votre charge : peinture ternie après plusieurs années d'occupation, moquette usée aux passages, joints de silicone vieillis, mécanisme de chasse d'eau fatigué.
- Dégradation, donc imputable : trous multiples et non rebouchés dans les murs, brûlure de cigarette sur le plan de travail, porte de placard arrachée, moisissures liées à une absence totale d'aération, chaise du mobilier cassée.
Le même décret permet aux parties de convenir, dès la signature du bail, d'une grille de vétusté choisie parmi celles ayant fait l'objet d'un accord collectif de location. Cette grille fixe une durée de vie théorique et des coefficients d'abattement annuels par équipement : une peinture théoriquement amortie sur 7 ans ne peut plus donner lieu à retenue au bout de 8 ans, même dégradée. Annexer une grille au bail est une bonne pratique, car elle transforme une négociation houleuse en simple calcul.
La comparaison ne vaut que si vos états des lieux sont solides. Un état des lieux d'entrée et de sortie en meublé précis, photos datées et inventaire du mobilier à l'appui, est la seule preuve recevable de l'état initial : sans lui, aucune retenue ne tiendra.
Ce que vous pouvez retenir sur le dépôt de garantie, et comment
Une fois les dégradations identifiées, la retenue sur le dépôt de garantie obéit à des règles strictes rappelées par service-public.gouv.fr :
- Toute retenue doit être justifiée par des documents : devis, factures, constats. Un devis suffit, vous n'êtes pas obligé d'avoir déjà réalisé les travaux ni de les réaliser à l'identique, mais le montant doit correspondre au dommage constaté, vétusté déduite.
- Le délai de restitution est de 1 mois si l'état des lieux de sortie est conforme à celui d'entrée, et de 2 mois si des différences justifient des retenues. Le délai court à compter de la remise des clés.
- En copropriété, vous pouvez conserver une provision allant jusqu'à 20 % du dépôt dans l'attente de l'arrêté annuel des comptes de charges, à régulariser dans le mois suivant son approbation.
- Le retard coûte cher : chaque mois de retard entraîne une majoration de 10 % du loyer mensuel hors charges au profit du locataire, sauf s'il ne vous a pas communiqué sa nouvelle adresse.
Pour l'organisation, faites passer vos artisans dans les jours qui suivent la sortie pour obtenir les devis, chiffrez la vétusté avec la grille si le bail en prévoit une, puis envoyez le décompte au locataire avec les justificatifs. Un décompte transparent, envoyé vite, évite l'immense majorité des contestations.
Le rafraîchissement malin entre deux baux
Au-delà de la remise en état imputable, la vacance est le bon moment pour les interventions impossibles en cours de bail. Les plus rentables sont rarement les plus chères :
- Peintures et joints. Des murs blancs et des joints de salle de bain neufs changent la perception du bien en photo comme en visite, pour quelques centaines d'euros.
- Literie et petit mobilier. En meublé, un matelas fatigué ou des chaises dépareillées plombent une annonce. Remplacer les pièces marquées maintient le standing sans refaire tout l'ameublement.
- Luminaires, poignées, flexibles de douche, tous ces détails qui vieillissent un logement et se remplacent en une journée.
- Les petites pannes signalées par le locataire sortant et jamais traitées : c'est maintenant ou au prochain préavis.
L'effet se mesure sur deux variables. La vacance d'abord : un bien impeccable se reloue en jours, pas en semaines, et chaque semaine de vacance sur un loyer de 700 euros coûte environ 160 euros. Le loyer ensuite : entre deux locataires, hors zones soumises à l'encadrement des loyers, vous fixez librement le loyer du nouveau bail, alors qu'en cours de bail vous êtes limité à la révision annuelle sur l'indice IRL. Un logement rafraîchi justifie de se caler sur le haut du marché local, et une annonce soignée avec photos à jour attire des dossiers de meilleure qualité.
Entretien déductible ou amélioration amortie : le volet fiscal
Chaque euro de travaux entre deux locataires a un traitement fiscal, et il diffère selon la nature de l'intervention. Au régime réel, la règle de fond est la suivante :
- Les dépenses d'entretien et de réparation, qui maintiennent le bien en état sans en changer la consistance (peintures, remplacement d'un chauffe-eau à l'identique, réparation d'un volet), sont des charges déductibles immédiatement de vos recettes de l'année.
- Les dépenses d'amélioration ou de remplacement d'équipements, qui apportent un élément nouveau ou augmentent la valeur du bien (cuisine remplacée, salle de bain refaite, mobilier neuf), sont immobilisées et amorties sur leur durée d'usage.
La frontière entre les deux catégories fait l'objet d'une jurisprudence abondante et se joue parfois sur la formulation d'une facture : notre article dédié aux travaux en LMNP détaille les cas limites, et celui sur les charges déductibles replace tout cela dans votre résultat. Le réflexe utile au moment des devis consiste à demander à l'artisan de détailler ses postes, car une facture globale « rénovation » sera traitée moins finement qu'une facture ventilée entre réparations et fournitures nouvelles.
C'est typiquement le genre d'arbitrage que le cabinet traite pour ses clients : dans l'accompagnement Comptalocatif à 600 euros par an, chaque facture de travaux est classée en charge ou en immobilisation, et la plateforme de gestion locative incluse permet de déposer les justificatifs au fil de l'eau plutôt que de tout reconstituer en avril.
La check-list type entre deux locataires
Dans l'ordre chronologique, de la réception du préavis à la relocation :
- Pendant le préavis : programmer les visites, relire l'état des lieux d'entrée, prévenir vos artisans.
- Jour de sortie : état des lieux de sortie détaillé avec photos, relevé des compteurs, récupération de toutes les clés, adresse de restitution du locataire.
- Semaine 1 : passage des artisans, devis pour les dégradations imputables, chiffrage de la vétusté selon la grille.
- Semaine 2 : envoi du décompte du dépôt de garantie avec justificatifs, lancement des travaux de rafraîchissement.
- Avant la relocation : nettoyage complet, mise à jour de l'inventaire du mobilier, nouvelles photos, annonce en ligne, fixation du loyer au niveau du marché.
- Côté comptabilité : transmission des factures ventilées, pour déduction ou amortissement selon leur nature.
Vos questions, nos réponses
Puis-je retenir le coût d'une peinture complète sur le dépôt de garantie ? +
Uniquement si les murs sont dégradés au-delà de l'usure normale, et après abattement de vétusté. Une peinture ternie après cinq ans d'occupation relève de l'usure normale et reste à votre charge.
Un devis suffit-il pour justifier une retenue, ou faut-il une facture ? +
Un devis suffit, la jurisprudence l'admet de longue date et service-public.gouv.fr le confirme. Vous n'êtes pas tenu de réaliser les travaux, mais le montant retenu doit correspondre au dommage constaté par comparaison des états des lieux.
Quel est le délai pour restituer le dépôt de garantie ? +
Un mois après la remise des clés si l'état des lieux de sortie est conforme à celui d'entrée, deux mois en cas de retenues. Au-delà, le locataire peut exiger une majoration de 10 % du loyer mensuel par mois de retard.
La grille de vétusté est-elle obligatoire ? +
Non, elle est facultative et doit avoir été convenue entre les parties, en principe dès la signature du bail, parmi les grilles issues d'accords collectifs. Elle est fortement recommandée car elle objective le calcul des retenues.
Les travaux entre deux locataires sont-ils déductibles ? +
Au régime réel, les dépenses d'entretien et de réparation sont déductibles immédiatement, tandis que les améliorations et le mobilier neuf sont amortis sur plusieurs années. Au micro-BIC, rien ne se déduit au-delà de l'abattement forfaitaire.
Puis-je augmenter le loyer entre deux locataires ? +
Hors zones d'encadrement des loyers, oui, librement au moment de la relocation. En zone encadrée, des règles spécifiques limitent l'évolution par rapport à l'ancien loyer, renseignez-vous en mairie avant de publier l'annonce.
- Décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 relatif à l'état des lieux et à la vétusté, legifrance.gouv.fr
- Dépôt de garantie dans une location, service-public.gouv.fr
- Rédaction du bail d'habitation, logement meublé, service-public.gouv.fr
- Les locations meublées, impots.gouv.fr